Шпаргалка вашему бухгалтеру: 7 шагов к безопасному IP Box

Льгота IP Box — мощный инструмент для IT-компаний, разработчиков и стартапов в Польше.

Но чтобы удержать 5% ставку, нужно не просто заполнить декларацию, а доказать, что именно вы — владелец и создатель продукта интеллектуальной собственности.

Следуем моему чек-листу и делимся им со своим бухгалтером:

I      Договора с подрядчиками

• Предусмотрите и пропишите передачу авторских прав и объём создаваемого кода.
• Укажите, что заказчик (ваша компания) несёт риск и принимает решения по архитектуре, продукту, коммерциализации.
• Сохраняйте акты приёма работ и переписку по проекту.

II     Разделите доходы

• Отделите доходы от лицензий / продажи IP от доходов за услуги (консультации, DevOps).
• Только доход, связанный с созданным IP, может облагаться 5% налоговой ставки.

III   Учитывайте только «чистые» расходы

• В расчёт nexus ratio включаются лишь реальные затраты на R&D (иначе на польском B+R). не субсидированные и не перекрытые грантами.
• Если показатель nexus > 1 — берите 1, не завышайте.

Формула nexus основана на соотношении квалифицированных расходов (B+R) к общим расходам, связанным с созданием IP и, кстати, является уязвимым местом при бухучете.

Ошибка бухгалтеров — включать в расчёт:

• общие административные расходы
• маркетинг
• сторонние услуги, не относящиеся к R&D.

Вам важно знать: если индекс nexus превышает 1, то по закону принимается значение «1».

Завышение показателя может привести к доначислениям и штрафам.

IV    Ведите отдельный учёт IP Box

• Создайте отдельную księgę przychodów i kosztów IP Box.
• Для каждой единицы IP (ПО, модуль, лицензия) фиксируйте доход, расходы и коэффициент nexus.

V     Подготовьте технические доказательства

• Спецификации, product backlog, отчёты о спринтах, технические решения — всё это помогает доказать, что вы вели R&D-деятельность
• Чем больше фактических следов участия — тем сильнее позиция.

VI     Проверьте права на результаты

• Права на созданный код должны принадлежать вам (или компании).
• Храните договора, где указано, что подрядчики передают авторские права в полном объёме.

 Советы вашего юриста:

• IP Box можно комбинировать с льготой B+R (badania i rozwój) на исследовательскую деятельность) — это дополнительно снижает налоговую базу.
• Храните документы минимум пять лет после подачи декларации.

• Не используйте шаблонные договоры без пункта о передаче прав — налоговая это сразу видит.
• В идиале, подготовьте отдельную папку IP Box: договора с подрядчиками, акты према-передачи, и-мейлы, отчёты и т.д.

Написать юридическую публикацию, не сложно, гораздо сложнее самостоятельно воплотить в жизнь советы юриста. Поэтому, напишите мне о своих сложностях в использовании IP Box и да прибудет ваша 5% налоговая ставка! 😉